Pomoc podczas wypełniania formularza oferty w iShopie.

Integracja iShopa z bazą danych

W celu usprawnienia procesu ofertowania w naszej firmie postanowiliśmy najpierw zintegrować ofertowanie z iShopa z bazą danych a następnie utworzyć aplikację internetową do zarządzania już stworzonymi ofertami oraz umożliwić tworzenie i modyfikowanie ofert o produkty i usługi spoza katalogu.
Pierwsza część tego procesu właśnie przechodzi okres testów i choć w wyglądzie iShopa niewiele się zmieniło to w sposobie działania jest naprawdę sporo zmian, które wymagają kilku słów omówienia.

Większość dzieje się w formularzu wpisywania danych kontaktowych (patrz obrazek 1)


obrazek 1

Chciałbym zwrócić uwagę na sposób działania programu oraz zmiany w formularzu:

1. Zasady działania programu i założenia na przyszłość

Generalnie tworzenie oferty przebiega tak jak dotychczas, zasada numerowania ofert pozostaje taka sama, wybieranie pozycji, ceny i rabaty - wszystko tak jak dotychczas. Program będzie zbierał oferty w jednym miejscu, zbuduje bazę danych klientów, kontaktów, pozwoli na przeglądanie ofert oraz modyfikację ich statusu.

2. Automatyczne nadawanie numeru kolejnej ofercie

Podczas procesu autoryzacji, w czasie której wpisujesz swój identyfikator, program łączy się z bazą danych, sprawdza czy była wystawiana dzisiaj oferta i wpisuje w rubryce "Numer oferty" kolejny numer. Tym samym nie ma możliwości ręcznego wprowadzenia numeru oferty - odpowiednie pole nie jest aktywne.

2. Wybór kontrahenta i automatyczne uzupełnienie formularza

Pierwszym polem formularza jest pole "Firma". Po wpisaniu w tym polu pierwszych trzech liter nazwy, system spróbuje poszukać w bazie danych firm, których nazwy w którymkolwiek miejscu sa zgodne z tym co wpisano. Jeżeli takie dane się znajdą, zostaną wyświetlone w tabelce tuż pod polem "Firma". W tabelce tej znajdą się: Nazwa firmy oraz nazwisko i imię osoby kontaktowej. Po kliknięciu w jakąś pozycję z tej tabelki, pozostałe pola formularza zostaną wypełnione danymi pobranymi z bazy danych.
Jeśli żadne dane nam nie odpowiadają należy kontynuować wpisywanie nazwy firmy a okienko z tabelką zamknąć wciskając klawisz [Esc].

Uzupełnione dane z formularza trafiają do bazy danych, skąd mogą być użyte do automatycznego uzupełnienia danych w kolejnych razach. Między innymi z tego powodu należy zwrócić uwagę na poprawność wpisanych danych.

3. Zmiana osoby kontaktowej

Jeżeli podczas wpisywania nazwy firmy użyto podpowiedzi z tabelki, dane uzupełnią się automatycznie tak w zakresie danych firmy jak i osoby kontaktowej. Często jednak zachodzi potrzeba wpisania innej osoby kontaktowej. W takim wypadku należy uważnie zastąpić dane osoby kontaktowej wypełniając wszystkie pola to jest: imię i nazwisko, adres email oraz telefon. Jeżeli któraś z tych danych jest nieznana to proszę wykasować to pole aby pozostało puste, w przeciwnym wypadku do bazy danych zapisze się nowy kontakt z nieprawidłowym numerem telefonu lub adresem email.
Podczas kolejnego uzupełniania danych oferty o firmę istniejącą z bazy, w tabelce ta firma podpowie się więcej razy, z innymi odobami kontaktowymi do wyboru.

4. Zapis danych po wydrukowaniu oferty

Kliknięcie przycisku "Generuj dokument" spowoduje zamknięcie formularza i wyświetlenia podglądu wydruku oferty.
Oferta się jeszcze nie zapisała i nadal jest w fazie edycji. Zawsze możesz zamknąć podgląd wydruku i wrócić do pracy nad ofertą klikając na klawisz [iCart]. Oferta się zapisze dopiero po tym, jak w oknie podglądu klikniesz na [Zapisz i drukuj PDF] bez względu na to czy wydrukujesz ofertę czy nie.
Uwaga! Istnieje możliwość otwarcia jednocześnie kilku okien podglądu a każde z nich po kliknięciu na przycisk spróbuje wydrukować ofertę i zapisać do bazy danych. Jednak oferta zapuisze się tylko raz. Pozostałe próby zakończą się błędem o czym system poinformuje odpowiednim komunikatem.

Mam nadzieję że jasno to opisałem. Jeśli masz jakieś pytania lub sugestie to śmiało dzwoń do admina.

Zapraszam do testowania

Proszę podczas testów wpisywać prawdziwe dane, zarówno kontrahentów jak i samych ofert. Jeśli podczas testowania coś poszło nie tak i chcesz jakieś dane usunąć z bazy danych, napisz email z numerem oferty, nazwą kontrahenta i kontaktu a ja te dane usunę.